Gegenüber dem Kondominium bleibt der Eigentümer Miteigentümer und Ansprechpartner für Pflichten und Zahlungen. Welche Positionen intern dem Mieter zugeordnet werden, betrifft hingegen das Mietverhältnis und ändert die Stellung gegenüber dem Kondominium nicht automatisch.
Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten Mietvertrag und anwendbare Regeln geprüft und verlangte Beträge mit einer verständlichen Aufstellung sowie verfügbaren Belegen dokumentiert werden.
Kondominium und Mietverhältnis getrennt betrachten
Die Verwaltung verteilt die Ausgaben nach Beschlüssen, Tabellen und anwendbaren Kriterien auf die Miteigentümer. Erst anschließend ist im Mietverhältnis zu prüfen, welche Beträge der Eigentümer nach Gesetz und Vertrag dem Mieter zuordnen darf.
- Kostenaufstellung für die betreffende Einheit.
- Mietvertrag und zugehörige Anlagen.
- Abrechnungszeitraum der Ausgabe.
- Zulässige besondere Vereinbarungen.
Betriebskosten und kleine Instandhaltungen
Verbrauchsabhängige Kosten und gemeinschaftliche Dienste können nach den anwendbaren Regeln und dem Vertrag grundsätzlich dem Mieter zugeordnet werden. Kleine, durch den Gebrauch verursachte Reparaturen sind von Schäden durch Alterung oder Zufall zu unterscheiden.
- Heizung, Wasser und weitere Verbräuche nach verfügbarer Abrechnung.
- Reinigung und gemeinschaftliche Dienste.
- Kleine Reparaturen infolge des normalen Gebrauchs.
- Prüfung der Umlageschlüssel und Verbrauchsdaten.
Eigentum, außerordentliche Arbeiten und Beschlüsse
Ausgaben für Erhaltung, Erneuerung oder Verbesserung des Gebäudes sind anders zu beurteilen als laufende Nutzungskosten. Sonderarbeiten, Rücklagen und bauliche Maßnahmen dürfen nicht ohne Prüfung von Kostenart, Vertrag und Rechtslage auf den Mieter übertragen werden.
- Beschluss und Beschreibung der Maßnahme.
- Abgrenzung zwischen laufender und außerordentlicher Instandhaltung.
- Rücklagen und Raten für Arbeiten.
- Schäden oder Verantwortlichkeiten des konkreten Einzelfalls.
Abrechnung, Ausgleich und Belege
Eine verständliche Abrechnung nennt Zeitraum, Vorauszahlungen, tatsächliche Kosten und den Anteil der Einheit. Der Mieter muss die Forderung nachvollziehen und Unterlagen im Rahmen der anwendbaren Regeln einsehen können.
- Eindeutiger Abrechnungszeitraum.
- Bereits bezahlte Akonti und Endsaldo.
- Aufstellung der zugeordneten Positionen.
- Verfügbare Belege zur Kontrolle.
Checkliste vor der Abrechnung
- ✓Mietvertrag geprüft
- ✓Abrechnungszeitraum festgelegt
- ✓Laufende und außerordentliche Positionen getrennt
- ✓Akontozahlungen berücksichtigt
- ✓Belege verfügbar
- ✓Endabrechnung verständlich
Die Kostenverteilung hängt von der Art des Mietverhältnisses, dem Vertrag und der konkreten Ausgabe ab. Vor einer Forderung oder Beanstandung sind die im Einzelfall anwendbaren Regeln zu prüfen.