Auch wenn das Kondominium keine Gesellschaft ist, handelt es bei zahlreichen Zahlungen als Steuersubstitut. Die Verwaltung prüft die steuerliche Behandlung der Rechnung, nimmt den geschuldeten Einbehalt vor, zahlt ihn ein und bescheinigt die Beträge korrekt.
Die Pflichten enden nicht beim Steuereinbehalt. Je nach Vorgang sind Jahreserklärungen, Lieferantenmeldungen und Übermittlungen zu begünstigten Arbeiten an Gemeinschaftsteilen erforderlich.
Steuernummer, Rechnungen und Einbehalte
Die Steuernummer identifiziert das Kondominium gegenüber Lieferanten und Finanzverwaltung. Auf Entgelte für Werk-, Bau- und Dienstleistungen von Unternehmen wird, soweit vorgesehen, ein Einbehalt von 4 Prozent angewandt; für freiberufliche Leistungen gelten eigene Regeln und Sätze.
- Rechnungsempfänger, Leistungsart und Steuerregime prüfen.
- Bemessungsgrundlage, Einbehalt, Zahlungsdatum und Steuercode erfassen.
- F24 verwenden und die jeweils geltenden Fristen einhalten.
- Rechnung, Zahlungsnachweis und elektronische Bestätigung gemeinsam ablegen.
Einheitliche Bescheinigung und Modell 770
Einbehaltene Beträge fließen nach den Formularen und Fristen des jeweiligen Steuerjahres in Bescheinigungen und Erklärung des Steuersubstituts ein. Der Abgleich von Rechnungen, Zahlungen, F24 und Bescheinigungen verhindert schwer nachvollziehbare Differenzen am Jahresende.
- Steuerdaten der Empfänger aktuell halten.
- Vorgenommene und tatsächlich eingezahlte Einbehalte abgleichen.
- Bescheinigungen fristgerecht übermitteln und aushändigen.
- Versandbestätigungen speichern und Ablehnungen bearbeiten.
Rahmen AC/K und Arbeiten an Gemeinschaftsteilen
Die zum Jahresende amtierende Verwaltung prüft die Angaben zu Kondominium und Lieferanten in den vorgesehenen Erklärungsrahmen und berücksichtigt Ausnahmen. Bei steuerlich begünstigten Arbeiten sind außerdem Zahlungen, Verteilungen und Jahresmeldungen nach den Vorgaben der Agentur der Einnahmen zu bearbeiten.
- Meldepflichtige Ausgaben und Ausnahmen unterscheiden.
- Jede Zahlung mit Beschluss, Verteilung und Begünstigten verknüpfen.
- Steuernummern der Eigentümer und Daten der Einheiten prüfen.
- Bescheinigungen mit den übermittelten Daten abstimmen.
Mindestinhalt des Steuerkalenders
- ✓Aktuelle Steuernummer und Vertretung
- ✓Rechnungen nach Steuerbehandlung geordnet
- ✓Einbehalte mit F24 abgestimmt
- ✓Bescheinigungen und Erklärung 770
- ✓Rahmen AC/K geprüft
- ✓Meldungen zu begünstigten Arbeiten
- ✓Elektronische Bestätigungen archiviert
Formulare, Schwellen und Fristen können sich jährlich ändern. Vor jeder Übermittlung sind die amtlichen Anleitungen und Termine der Agentur der Einnahmen für das betreffende Steuerjahr zu prüfen.