Ein Verwalterwechsel besteht nicht nur in der Bestellung einer neuen Fachperson. Damit die Verwaltung ohne Unterbrechung weiterläuft, müssen Buchhaltung, Gebäudeunterlagen, Zugangsdaten, Verträge und offene Vorgänge nachvollziehbar übergeben werden.
Eine strukturierte Übergabe ermöglicht es der neuen Verwaltung, Fristen und finanzielle Mittel zu prüfen, Dienstleister und Miteigentümer korrekt zu informieren und dringende Angelegenheiten sofort zu bearbeiten.
Ein klarer Beschluss der Versammlung
Abberufung der bisherigen und Bestellung der neuen Verwaltung müssen aus einem ordnungsgemäß einberufenen und protokollierten Beschluss hervorgehen. Sinnvoll sind Angaben zu Beginn, aufgeschlüsseltem Honorar, Kontaktdaten und den notwendigen Vollmachten für die operative Übergabe.
- Den Punkt ausdrücklich in die Tagesordnung aufnehmen.
- Beschlussfähigkeit, Mehrheiten und Protokollierung prüfen.
- Beginn des Auftrags und Termin der Unterlagenübergabe festlegen.
- Bank, Dienstleister und beteiligte Fachpersonen zeitnah informieren.
Inventar für Unterlagen, Geldmittel und Zugänge
Bei Beendigung des Auftrags muss die bisherige Verwaltung sämtliche Unterlagen herausgeben, die das Kondominium oder einzelne Miteigentümer betreffen. Ein Übergabeprotokoll mit genauer Aufstellung macht den Vorgang für beide Seiten überprüfbar.
- Kondominiumsregister, Tabellen, Ordnung, Protokolle und Verträge.
- Buchhaltung, Kontoauszüge, Rechnungen, Rücklagen und Einzahlungen.
- Steuer-, Versicherungs-, Technik- und Gerichtsakten sowie Forderungen.
- Schlüssel, Zugangsdaten, E-Mail-Postfächer, Portale und digitale Archive.
Eingangskontrolle und laufender Betrieb
Die neue Verwaltung sollte Buchsaldo und Bankkonto abgleichen, anstehende Fristen erfassen und vollständige von noch zu ergänzenden Vorgängen trennen. Abweichungen werden schriftlich festgehalten und nachgefordert, ohne notwendige Dienste zu unterbrechen.
- Guthaben, Verbindlichkeiten, Forderungen und zweckgebundene Rücklagen prüfen.
- Bankvollmachten, Vertragsdaten und offizielle Kontakte aktualisieren.
- Versicherungsschutz, Versorgungsverträge und Pflichtwartungen bestätigen.
- Miteigentümer über neue Kontakt- und Zahlungswege informieren.
Checkliste für eine lückenlose Übergabe
- ✓Beschluss und Annahme des neuen Auftrags
- ✓Detailliertes Übergabeprotokoll
- ✓Aktueller Buchungs- und Bankstand
- ✓Liste von Verträgen, Fristen und offenen Vorgängen
- ✓Geprüfte Schlüssel und Zugangsdaten
- ✓Information an Miteigentümer und Dienstleister
Dieser Beitrag bietet allgemeine Hinweise. Beschluss, Mehrheiten, Verantwortlichkeiten und Unterlagen sind im Einzelfall zu prüfen; bei Bedarf mit rechtlicher oder steuerlicher Unterstützung.