Die Versammlung ist kein formloses Treffen: Sie genehmigt Abrechnung und Voranschlag, bestellt die Verwaltung, beschließt Arbeiten und regelt die Nutzung des Gemeinschaftseigentums. Die Wirksamkeit ihrer Entscheidungen hängt von einem korrekten Ablauf ab.
Zuerst werden Einberufung und Stimmberechtigte geprüft, danach die Beschlussfähigkeit der Versammlung und schließlich für jeden Tagesordnungspunkt die jeweils erforderliche Mehrheit. Personenzahl und Miteigentumsanteile sind gemeinsam zu berücksichtigen.
Einberufung und Tagesordnung
Die Einladung muss Tagesordnung, Ort und Uhrzeit konkret angeben und mindestens fünf Tage vor der ersten Einberufung per Einschreiben, PEC, Fax oder persönlicher Übergabe mitgeteilt werden. Die zweite Einberufung darf nicht am selben Kalendertag stattfinden.
- Alle Stimmberechtigten mit nachweisbarer Zustellung einladen.
- Tagesordnungspunkte so formulieren, dass die verlangte Entscheidung erkennbar ist.
- Wesentliche Angebote und Unterlagen beilegen oder zugänglich machen.
- Adressen, Miteigentum, Fruchtgenuss und Änderungen im Register prüfen.
Beschlussfähigkeit und Mehrheit: zwei getrennte Prüfungen
Das Anwesenheitsquorum entscheidet, ob die Versammlung beginnen kann; das Beschlussquorum, ob der einzelne Punkt angenommen ist. In erster Einberufung braucht es die Mehrheit der Miteigentümer und mindestens zwei Drittel des Gebäudewerts; ordentliche Beschlüsse erfordern die Mehrheit der Anwesenden und mindestens die Hälfte des Werts.
- In zweiter Einberufung: mindestens ein Drittel der Miteigentümer und ein Drittel des Werts für die Beschlussfähigkeit.
- Ordentlicher Beschluss in zweiter Einberufung: Mehrheit der Anwesenden und mindestens ein Drittel des Werts.
- Bestellung oder Abberufung der Verwaltung und umfangreiche Sonderarbeiten verlangen erhöhte Mehrheiten.
- Innovationen und besondere Materien können anderen gesetzlichen Schwellen unterliegen.
Vollmachten, Miteigentum und Verwaltung
Jeder Miteigentümer kann sich mit schriftlicher Vollmacht vertreten lassen. Bei mehr als zwanzig Miteigentümern darf dieselbe Person höchstens ein Fünftel der Miteigentümer und des Werts vertreten. Mehrere Eigentümer derselben Einheit nehmen durch einen gemeinsamen Vertreter teil; der Verwaltung dürfen keine Vollmachten erteilt werden.
- Vollmachtgeber, Bevollmächtigten, Versammlung und Datum eindeutig anführen.
- Personen- und Wertgrenzen vor Eröffnung kontrollieren.
- Persönlich und durch Vollmacht Anwesende getrennt erfassen.
- Stimmrecht von Fruchtnießer und bloßem Eigentümer gesondert prüfen.
Beratung und Abstimmung zu jedem Punkt
Die Versammlung muss sich innerhalb der angekündigten Tagesordnung bewegen. Vor der Abstimmung sollte der Antrag genau formuliert werden: Betrag, Verteilung, Fristen, Auftrag und Bedingungen. Enthaltungen, Ja- und Nein-Stimmen sind sowohl nach Personen als auch nach Miteigentumsanteilen zu zählen.
- Verschiedene Entscheidungen trennen, wenn Mehrheiten oder Schlüssel abweichen.
- Ausgewähltes Angebot und Betrag eindeutig bezeichnen.
- Bei Sonderarbeiten den erforderlichen Sonderfonds anführen.
- Ein- und Austritte während der Sitzung vermerken.
Ein Protokoll, das den Beschluss nachvollziehbar macht
Art. 1136 ZGB verlangt ein Protokoll, das in das von der Verwaltung geführte Register eingetragen wird. Daraus sollten Beschlussfähigkeit, wesentlicher Beratungsverlauf, genauer Beschlusstext und Abstimmungsergebnis ohne Rückgriff auf die Erinnerung der Beteiligten hervorgehen.
- Datum, Ort, Einberufung, Vorsitz und Schriftführung.
- Teilnehmer, Vollmachten und vertretene Miteigentumsanteile.
- Klarer Wortlaut jedes zur Abstimmung gestellten Antrags.
- Ja-, Nein-Stimmen und Enthaltungen mit den jeweiligen Anteilen.
- Genannte Anlagen und Ende der Sitzung.
Kurzprüfung vor Abschluss des Protokolls
- ✓Alle Stimmberechtigten wurden ordnungsgemäß eingeladen
- ✓Anwesende und Vollmachten sind mit Anteilen erfasst
- ✓Beschlussfähigkeit wurde geprüft
- ✓Jeder Beschluss enthält Wortlaut, Ergebnis und angewandte Mehrheit
- ✓Ein- und Austritte während der Sitzung sind vermerkt
- ✓Genehmigte Angebote und Unterlagen sind eindeutig bezeichnet
Die erforderliche Mehrheit hängt vom Beschlussgegenstand ab und kann durch Sondernormen, Rechtstitel und Kondominiumsordnung beeinflusst werden. Bedeutende Entscheidungen sind stets im Einzelfall zu prüfen.