L’assemblea non è una semplice riunione informale: è l’organo che approva rendiconti e preventivi, nomina l’amministratore, decide lavori e regola l’uso dei beni comuni. La validità delle decisioni dipende dal rispetto di una sequenza precisa.
Prima si controllano convocazione e aventi diritto; poi si verifica la costituzione dell’assemblea; infine, per ogni punto, si applica la maggioranza richiesta alla specifica deliberazione. Numero dei partecipanti e valore millesimale devono essere considerati insieme.
Convocazione e ordine del giorno
L’avviso deve indicare specificamente ordine del giorno, luogo e ora ed essere comunicato almeno cinque giorni prima della prima convocazione tramite raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. La seconda convocazione non può svolgersi nello stesso giorno solare della prima.
- Inviare l’avviso a tutti gli aventi diritto con prova della consegna.
- Descrivere i punti in modo sufficiente a comprendere la decisione richiesta.
- Allegare o rendere disponibili preventivi e documenti essenziali.
- Verificare indirizzi, proprietà indivise, usufrutto e variazioni anagrafiche.
Costituzione e maggioranze: due verifiche diverse
Il quorum costitutivo stabilisce se l’assemblea può iniziare; il quorum deliberativo stabilisce se il singolo punto è approvato. In prima convocazione occorrono la maggioranza dei partecipanti al condominio e almeno due terzi del valore; le delibere ordinarie richiedono la maggioranza degli intervenuti e almeno metà del valore.
- In seconda convocazione: almeno un terzo dei partecipanti e un terzo del valore per costituire l’assemblea.
- Per la deliberazione ordinaria in seconda convocazione: maggioranza degli intervenuti e almeno un terzo del valore.
- Nomina o revoca dell’amministratore e lavori straordinari di notevole entità richiedono maggioranze rafforzate.
- Innovazioni e materie speciali possono seguire soglie diverse previste dalla legge.
Deleghe, comproprietari e amministratore
Ogni condomino può farsi rappresentare con delega scritta. Quando i condomini sono più di venti, una stessa persona non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale. I comproprietari della stessa unità partecipano tramite un solo rappresentante e l’amministratore non può ricevere deleghe.
- Indicare delegante, delegato, assemblea e data in modo riconoscibile.
- Controllare i limiti numerici e millesimali prima dell’apertura.
- Registrare distintamente presenti di persona e per delega.
- Verificare separatamente il diritto di voto di usufruttuario e nudo proprietario.
Discussione e voto punto per punto
L’assemblea deve restare entro le materie indicate nell’ordine del giorno. Per ogni proposta è utile formulare un testo preciso prima del voto, indicare importi, criteri di riparto, termini, incarichi e condizioni. Astensioni, voti favorevoli e contrari devono essere conteggiati sia per persone sia per millesimi.
- Separare decisioni diverse quando richiedono maggioranze o riparti differenti.
- Identificare preventivo scelto e relativo importo.
- Indicare eventuale fondo speciale per lavori straordinari.
- Annotare l’uscita o l’ingresso dei partecipanti durante la riunione.
Il verbale che rende verificabile la decisione
L’art. 1136 prevede la redazione del processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore. Il verbale dovrebbe consentire di ricostruire costituzione, discussione essenziale, testo deliberato ed esito del voto senza affidarsi alla memoria dei presenti.
- Data, luogo, convocazione, presidente e segretario.
- Elenco dei partecipanti, deleghe e millesimi rappresentati.
- Testo chiaro di ogni proposta messa ai voti.
- Favorevoli, contrari e astenuti con rispettivi millesimi.
- Allegati richiamati e orario di chiusura.
Controllo rapido prima di chiudere il verbale
- ✓Tutti gli aventi diritto risultano regolarmente convocati
- ✓Presenti e deleghe sono indicati con i millesimi
- ✓Quorum costitutivo verificato
- ✓Ogni delibera riporta testo, esito e maggioranza applicata
- ✓Entrate e uscite durante la riunione sono annotate
- ✓Preventivi e documenti approvati sono identificabili
Le maggioranze dipendono dalla materia deliberata e possono essere influenzate da norme speciali, titoli e regolamento. Prima di decisioni rilevanti è necessario verificare il caso concreto.