Art. 1130-bis ZGB verlangt, dass Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage, Fonds und Rücklagen eine unmittelbare Prüfung ermöglichen. Buchungsregister, Finanzübersicht und erläuternde Kurznotiz erfüllen unterschiedliche, aufeinander abgestimmte Funktionen.
In Brixner Kondominien erleichtern klare Unterlagen und zweisprachige Erläuterungen die sachliche Prüfung, statt die Versammlung nur auf den Endsaldo zu reduzieren.
Bestandteile der Abrechnung verstehen
Das Buchungsregister zeigt Bewegungen, die Finanzübersicht die finanzielle und vermögensrechtliche Lage, die Kurznotiz erklärt Verwaltung, laufende Beziehungen und offene Fragen.
- Anfangs- und Endsaldo vergleichen.
- Forderungen, Verbindlichkeiten, Fonds und Rücklagen erkennen.
- Offene Fragen nachvollziehbar erläutern.
Ausgaben und Belege prüfen
Jede Ausgabe sollte einer Rechnung, einem Vertrag, Beschluss oder dokumentierten Einsatz zugeordnet sein. Miteigentümer dürfen Belege einsehen und auf eigene Kosten Kopien erhalten.
- Rechnungen mit Bankzahlungen abgleichen.
- Wiederkehrende Leistungen und auffällige Änderungen prüfen.
- Ordentliche, außerordentliche und persönliche Kosten trennen.
Verteilung und persönlichen Saldo lesen
Auch eine korrekt verbuchte Ausgabe kann falsch verteilt sein. Zu prüfen sind die verwendete Tabelle, Sonderkriterien und der Ausgleich mit bereits bezahlten Raten.
- Passende Tausendsteltabelle.
- Richtig zugeordnete Zahlungen.
- Nachvollziehbare Ausgleiche und Rundungen.
Kosten im Zeitverlauf vergleichen
Der Vergleich mit Vorjahren und genehmigtem Voranschlag zeigt Abweichungen. Höhere Energie-, Wartungs- oder Versicherungskosten benötigen eine dokumentierte Erklärung.
- Ist-Soll-Vergleich.
- Wesentliche jährliche Veränderungen analysieren.
- Künftige Ausgaben und notwendige Rücklagen planen.
Kontrollen vor der Genehmigung
- ✓Banksaldo abgestimmt
- ✓Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen
- ✓Belege verfügbar
- ✓Verteilung geprüft
- ✓Abweichungen erklärt
- ✓Rücklagen und künftige Arbeiten berücksichtigt
Die Prüfung hängt von Buchhaltungsstruktur und Beschlüssen des jeweiligen Kondominiums ab. Beanstandungen sollten sich auf konkrete Daten und Kriterien beziehen.